Kopen in Portugal zonder voor elke afspraak te reizen: de volmacht en wat digitaal niet oplost

Eerst dit: de videoconferentieregeling bestaat niet meer

Zoek je online naar tekenen op afstand in Portugal, dan kom je vroeg of laat uit bij een reeks artikels over notariële akten via videoconferentie. Portugal heeft die regeling echt gehad, en ze was voor buitenlandse kopers bijzonder interessant. Het Decreto-Lei 126/2021 liet toe dat authentieke akten, authenticaties van onderhandse documenten en handtekeningerkenningen via videoconferentie verliepen, voor notarissen, advocaten, solicitadores, conservadores en Portugese consulaire ambtenaren.

Het addertje zit in artikel 15 van datzelfde decreet. De tekst zegt dat het decreet in werking treedt op 4 april 2022 en gedurende twee jaar van kracht is. Het was uitdrukkelijk een tijdelijk regime, met een evaluatie achteraf om te bekijken of het definitief in de Portugese rechtsorde zou worden verankerd. Die verankering is er niet gekomen. Het Portugese justitieportaal vermeldt bij de Plataforma de Atendimento à Distância expliciet dat deze dienstverlening onbeschikbaar is vanaf 5 april 2024. Het platform zelf draait nog, maar alleen voor informatieve gesprekken, niet langer voor akten.

We beginnen hiermee omdat het een concreet risico is en geen theorie. Artikels uit 2022 en 2023 staan nog gewoon online, ze zijn niet gemarkeerd als verouderd, en ze beschrijven een route die vandaag niet meer bestaat. Wie zijn planning daarop bouwt, ontdekt dat te laat, meestal in de weken waarin de akte al gepland staat. De praktische conclusie is eenvoudig: voor een aankoop op afstand is de volmacht vandaag de werkbare route, niet de webcam.

Daar komt nog iets bij dat vaak wordt vergeten. Ook toen de regeling nog liep, was ze niet zo toegankelijk als ze klonk. De identificatie verliep via het Portugese Cartão de Cidadão, de Chave Móvel Digital of een elektronisch identificatiemiddel uit een andere lidstaat, in combinatie met een gekwalificeerde digitale handtekening. Een Nederlandse koper zonder Portugese digitale identiteit liep daar in de praktijk geregeld vast, ook in de periode waarin het decreet gewoon van toepassing was.

De vorm van de volmacht volgt de handeling

Dit is de regel waar alles op steunt, en ze is in één zin samen te vatten. In het Portugese recht neemt een volmacht, de procuração, de vorm aan die vereist is voor de rechtshandeling die de gevolmachtigde moet stellen. Het Portugese consulaire portaal formuleert het zo: a procuração reveste a forma exigida para o negócio que o procurador deva realizar.

Voor een vastgoedtransactie heeft dat een directe gevolgtrekking. Een aankoop van onroerend goed in Portugal verloopt via een notariële akte of via een documento particular autenticado. Omdat de onderliggende handeling die vorm vereist, volstaat een volmacht op een blad papier met je handtekening niet. Je hebt een volmacht nodig die door een notaris of een andere bevoegde instantie is opgemaakt of geauthenticeerd.

Een onderhandse volmacht met alleen je handtekening eronder wordt in dit dossier dus geweigerd, hoe zorgvuldig ze ook is opgesteld. Dat is niet het onderdeel waarop kopers vastlopen, want de meesten begrijpen dat een notaris eraan te pas komt. Waar het wel vaak fout loopt, is de stap daarna: een Nederlandse notariële volmacht is een Nederlands document, en Portugal aanvaardt dat niet zonder meer.

Drie routes, en ze verschillen in doorlooptijd

Er zijn in de praktijk drie manieren om aan een bruikbare volmacht te raken.

Route één: je Nederlandse notaris, plus apostille. Je laat de volmacht opmaken bij een notaris in Nederland, en je laat er vervolgens een apostille op aanbrengen zodat Portugal het document als authentiek aanvaardt. Het is de meest vertrouwde route omdat je met je eigen notaris werkt, in je eigen taal, in je eigen gemeente. Ze heeft wel de meeste stappen.

Route twee: het Portugese consulaat. Portugese consulaire diensten kunnen zelf een procuração opmaken. Het consulaire portaal rekent documenten die door de consulaire diensten zijn opgemaakt uitdrukkelijk tot de authentieke documenten. Het grote voordeel is dat het resultaat meteen een Portugees document is, in het Portugees, opgemaakt door een Portugese overheid. Daarmee vervalt de hele nasleep van apostille en beëdigde vertaling. Je maakt een afspraak, je neemt een geldig identiteitsbewijs mee, je bezorgt de volledige naam, burgerlijke staat en woonplaats van je gevolmachtigde, en je brengt bij voorkeur een ontwerptekst mee, de minuta. Laat je die minuta opstellen door de Portugese advocaat die je dossier opvolgt, dan weet je zeker dat de bevoegdheden dekken wat er effectief moet gebeuren. Het beperkende element is de agenda: consulaire afspraken hebben hun eigen wachttijden, en die passen niet altijd in de termijn van een CPCV.

Route drie: je tekent in Portugal tijdens een bezoek dat je toch al plant. Ben je sowieso ter plaatse om te bezichtigen, dan is de volmacht daar laten opmaken vaak de snelste oplossing. Je regelt in één reis wat anders over maanden verspreid raakt. Deze route wordt stelselmatig over het hoofd gezien omdat kopers tijdens een bezichtigingsreis nog niet aan de akte denken, terwijl het net het moment is waarop je fysieke aanwezigheid je niets extra kost.

De apostille: regel ze via je notaris

Kies je route één, dan is de apostille de stap die de meeste verwarring geeft. De apostille is de legalisatie waarmee Portugal een Nederlands notarieel document als authentiek aanvaardt. Hoe en waar ze voor jouw akte wordt aangevraagd en hoe lang dat duurt, hoort je notaris te weten.

Praktisch betekent dat het volgende: vraag er bij het maken van je afspraak uitdrukkelijk naar, en spreek af wie de aanvraag doet. Een notaris die dit zelden doet, denkt er niet spontaan aan, en dan sta je met een akte zonder apostille op het moment dat de Portugese kant ze verwacht.

Eén misverstand is het waard om expliciet weg te nemen, omdat het bij Nederlandse kopers hardnekkig is. Veel mensen weten dat de Europese Unie de apostilleverplichting heeft afgeschaft, en dat klopt ook, maar het geldt voor een afgebakende reeks documenten in de sfeer van de burgerlijke stand, verblijf en het ontbreken van een strafblad. Een geboorteakte gaat inderdaad zonder apostille van Nederland naar Portugal. Ga er niet van uit dat je notariële volmacht voor een vastgoedaankoop onder diezelfde versoepeling valt. Laat je notaris bevestigen wat voor jouw concrete document nodig is, en reken tot je die bevestiging hebt op de apostille.

Vertaling

Een volmacht die in het Nederlands is opgesteld, moet voor gebruik in Portugal in de regel naar het Portugees worden vertaald, en die vertaling moet gecertificeerd zijn als getrouw aan het origineel. Dat gebeurt doorgaans door een vertaler, waarna een notaris of advocaat de overeenstemming met het origineel bevestigt.

Dit is de tweede reden waarom de consulaire route in de praktijk vaak sneller afloopt dan ze op papier lijkt. Een procuração die meteen in het Portugees is opgemaakt door een Portugese consulaire dienst, heeft geen apostille en geen beëdigde vertaling nodig. Je ruilt twee administratieve stappen met eigen doorlooptijden in tegen één afspraak. Reken bij route één dus niet alleen met de agenda van je notaris, maar ook met de tijd voor de vertaling erna.

Waarom je bank vaak een eigen volmacht wil

Hier scheidt een aankoop met financiering zich van een contante aankoop, en dit is het punt dat op algemene juridische pagina's zelden staat.

Koop je met een Portugese hypotheek, dan is de akte niet één handeling maar twee die op hetzelfde moment passeren: de aankoop en de vestiging van de hypotheek. Je gevolmachtigde moet dus bevoegd zijn om beide te stellen. Een volmacht die netjes toelaat om een woning te kopen maar zwijgt over het verlenen van een hypothecaire zekerheid, dekt de helft van wat er die dag gebeurt.

Daar komt het beleid van de geldverstrekker bovenop. Een volmacht die tegenover een bank moet werken, moet specifieke bevoegdheden bevatten die voor die situatie zijn geschreven. In de Portugese praktijk aanvaarden nogal wat kredietinstellingen geen algemene volmachtmodellen en verlangen ze een volmacht die uitdrukkelijk aan die bank is gericht en een welbepaald doel heeft. Wat je als gangbare praktijk veronderstelt, wordt geregeld tegengesproken door het specifieke beleid van de instelling waar jouw dossier ligt.

De volgorde die daaruit volgt, is niet de volgorde waarin de meeste kopers werken. Vraag eerst aan de bank die je financiering behandelt welke tekst en welke bevoegdheden zij verwacht, en laat de volmacht daarna opmaken. Wie het omgekeerd doet, betaalt een tweede notarisafspraak, een tweede apostille en een tweede vertaling, en verliest de weken die daar tussen zitten. In een dossier met een financieringsvoorwaarde in de CPCV zijn dat precies de weken die je niet hebt.

Een tweede aandachtspunt is de reikwijdte in de andere richting. Een volmacht die ruim genoeg is om alles te dekken, is ook ruim genoeg om dingen te dekken die je niet bedoelde. Beperk de volmacht tot het specifieke pand, de specifieke verrichting en de handelingen die daarvoor nodig zijn, in plaats van algemene bevoegdheden toe te kennen. Spreek een duidelijke geldigheidsduur af. En leg vast bij wie je de volmacht plaatst: doorgaans is dat de onafhankelijke Portugese advocaat die jouw belangen behartigt, en niet iemand uit de kring van de verkoper of de makelaar.

Wat een volmacht niet oplost

Een volmacht regelt het tekenen. Ze regelt niet alles wat daaraan voorafgaat, en dat onderscheid bepaalt je planning.

Je NIF, het Portugese fiscaal nummer, heb je nodig voor vrijwel elke administratieve handeling in het land. Als inwoner van Nederland zit je daarbij in een comfortabelere positie dan een koper van buiten de Europese Unie, want de verplichting om een betalende representante fiscal aan te stellen valt voor jou doorgaans weg. Dat maakt het aanvragen op afstand aanzienlijk eenvoudiger, met een geldig identiteitsbewijs en een bewijs van je Nederlandse woonadres. De aanvraag kan via het e-Balcão van de Portugese belastingdienst verlopen, of via je advocaat of een dienstverlener. Reken op doorlooptijd, niet op dezelfde dag.

De Portugese bankrekening is het punt waar de praktijk het meest weerbarstig is. Vrijwel elke geldverstrekker verlangt een Portugese rekening waarvan de maandelijkse aflossing automatisch wordt afgeschreven. Banken passen hun eigen identificatieprocedures toe in het kader van de antiwitwasregelgeving, en of een rekening volledig op afstand kan worden geopend, verschilt per instelling en per profiel. Ga er niet standaard van uit, en vraag het na bij de instelling waar je dossier loopt in plaats van te vertrouwen op wat een andere koper vorig jaar lukte.

Ook de bezichtiging valt buiten wat een volmacht oplost. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is relevant voor je planning: als je toch minstens één keer ter plaatse bent, is dat het logische moment om de volmacht meteen in Portugal te laten opmaken, zoals hierboven bij route drie. En de controle van de documenten van de woning blijft onverminderd nodig, met of zonder volmacht. Een gevolmachtigde tekent wat jij hebt goedgekeurd, hij onderzoekt niet in jouw plaats of het pand klopt.

Wat dit betekent voor je timing

Zet de doorlooptijden naast elkaar en de conclusie tekent zich vanzelf af.

Een volmacht via de Nederlandse notaris vraagt een afspraak, dan de apostille, dan de vertaling. Een consulaire volmacht vraagt één afspraak, maar met de wachttijd van het consulaat ervoor. Je NIF vraagt zijn eigen doorlooptijd. De rekening ook. En je bank moet de tekst van de volmacht hebben gevalideerd voordat het zinvol is om er één te laten opmaken.

Geen van die termijnen is op zichzelf lang. Achter elkaar gezet vullen ze wel makkelijk de periode tussen een CPCV en de geplande akte, zeker als er één stap moet worden overgedaan. Daarom hoort dit thuis in je voorbereiding en niet in je uitvoering: begin eraan wanneer je aan het rekenen bent en nog geen pand hebt gekozen, niet wanneer het voorschot al betaald is. Neem in de CPCV bovendien een termijn op die realistisch is voor een grensoverschrijdend dossier, inclusief de administratieve stappen hierboven, en niet de termijn die bij een Portugese koper met een Cartão de Cidadão past.

Lees verder over Portugal

• CPCV en hypotheekfinanciering in Portugal
• De vijf documenten die je vóór een aankoop in Portugal controleert
• Documenten voor een Portugese hypotheek als Nederlandse koper